Umlagefähige und nicht umlagefähige Nebenkosten – Was müssen Mieter bezahlen?

Von Eva Biré und Maritta Seitz

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In diesem Ratgeber finden Sie:

• Grundsteuer
• Betriebskosten eines Fahrstuhls
• Müllbeseitigungskosten und Straßenreinigung
• Gebäudereinigung, Ungezieferbekämpfung und Gartenpflege
• Verwaltungskosten, Reparatur- und Instandhaltungskosten
• Kosten der Wäschepflege, Beleuchtungskosten und Kosten für Entwässerung
• Versicherungsbeiträge
• Heizung, Warmwasser und Kaltwasser
• Kosten für den Schornsteinfeger
• Kosten für Gemeinschaftsantenne und Kabelfernsehen
• Hausmeister- und sonstige Betriebskosten

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Nicht alle Nebenkosten dürfen auf den Mieter umgelegt werden. Vielmehr darf nur vereinbart werden, dass der Mieter die sogenannten Betriebskosten trägt. Das sind laufende, d.h. wiederkehrende Kosten, die dem Vermieter durch den das Eigentum oder den Gebrauch des Grundstücks entstehen. Welche Kosten der Vermieter im Einzelnen mit dem Mieter abrechnen darf, regelt die sogenannte Betriebskostenverordnung.

Trotz der klaren gesetzlichen Regelungen, tauchen in manchen Betriebskostenabrechnungen auch sogenannte nicht umlagefähige Nebenkosten auf, die eigentlich nicht auf die Mieter abgewälzt werden dürften. Hier ist ein waches Auge gefragt! Wir erklären, welche Kosten Vermieter umlegen dürfen und geben Beispiele für nicht umlegbare Nebenkosten.

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Nicht alle Nebenkosten dürfen auf Mieter umgelegt werden. Vielmehr darf nur vereinbart werden, dass die Mieterin oder der Mieter die sogenannten Betriebskosten trägt. Das sind laufende, d.h. wiederkehrende Kosten, die dem Vermieter durch die Nutzung des Eigentums oder den Gebrauch des Grundstücks entstehen. Welche Kosten der Vermieter im Einzelnen mit Mieter abrechnen darf, regelt die sogenannte Betriebskostenverordnung.

Trotz klarer gesetzlichen Regelungen tauchen in manchen Betriebskostenabrechnungen auch sogenannte nicht umlagefähige Nebenkosten auf, die eigentlich nicht auf die Mieter abgewälzt werden dürften. Hier ist ein waches Auge gefragt! Wir erklären, welche Kosten Vermieter umlegen dürfen und geben Beispiele für nicht umlegbare Nebenkosten.

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1. Grundsteuer

Die Grundsteuer zählt zu den öffentlichen, wiederkehrenden Lasten eines Grundstücks und kann daher auf die Mieter umgelegt werden. Die Höhe der Grundsteuer kann von Gemeinde zu Gemeinde variieren und hängt auch vom durch das jeweilige Finanzamt bestimmten Grundsteuermessbetrag ab. Erhält der Vermieter eine Grundsteuernachforderung kann er ausnahmsweise auch nach der Abrechnungsfrist (1 Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums) die Kosten auf den Mieter umlegen, da ihn bezüglich der Verspätung der Nebenkostenabrechnung keine Schuld trifft. Im Schnitt zahlen deutsche Mieter für die Grundsteuer 18 Cent je Quadratmeter (Betriebskostenspiegel 2015).

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2. Betriebskosten eines Fahrstuhls

Auch die Kosten, die durch den Betrieb eines Fahrstuhls entstehen, können auf Mieter in der Betriebskostenabrechnung umgelegt werden. Das sind insbesondere Kosten des Betriebsstroms, der Überwachung und Pflege des Fahrstuhls und der alle 2 Jahre fälligen Betriebsprüfung. Da diese Kosten auf alle Mieter umgelegt werden, zahlen Mieter in großen Hochhäusern einen geringeren Anteil an Fahrstuhlkosten als Mieter in einem niedrigeren Haus. Zahlen müssen auch diejenige, die eine Mietwohnung im Erdgeschoss bewohnen und somit den Fahrstuhl gar nicht brauchen, sofern dies im Mietvertrag vereinbart wurde (BGH VIII ZR 103/06). Reparaturkosten zählen nicht zu den Betriebskosten und dürfen dementsprechend nicht in der Nebenkostenabrechnung auftauchen. Laut dem Betriebskostenspiegel für Deutschland zahlen Mieter im Durchschnitt 16 Cent pro m² im Monat an Betriebskosten für einen Fahrstuhl.

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3. Müllbeseitigungskosten und Straßenreinigung

Müllbeseitigungskosten können als laufende Kosten ebenfalls auf die Mieterin oder den Mieter umgelegt werden. Dazu gehören zum Beispiel die Kosten für die Müllabfuhr und die Betriebskosten für den Müllschlucker. Auch die Beseitigung von Sperrmüll gehört zu den umlagefähigen Müllbeseitigungskosten. Der Betriebskostenspiegel für Deutschland weist für diese Kosten einen Durchschnittswert von 18 Cent pro m² im Monat aus. Mit den Müllbeseitigungskosten kann der Vermieter auch die Gebühren für die kommunale Straßenreinigung auf Mieter umlegen. Engagiert der Vermieter im Winter einen Räum- und Streudienst, darf er auch die Kosten dafür mit den Mietern abrechnen. Müssen dagegen die Mieter die Winterpflichten übernehmen, darf der Winterdienst nicht in der Nebenkostenabrechnung auftauchen.

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4. Gebäudereinigung

Zu den Kosten der Gebäudereinigung gehören die Kosten für die Säuberung der von den Bewohnern gemeinsam genutzten Gebäudeteilen wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen oder Aufzug. Diese Kosten können, wenn sie regelmäßig auftreten, in der Nebenkostenabrechnung umgelegt werden. Einmalige besondere Säuberungen zum Beispiel nach Bauarbeiten im Haus gehören nicht dazu. Kommt es hingegen häufiger zu Verschmutzungen oder Graffiti an den Wänden des Hauses, können die Kosten für die Entfernung auf den Mieter in der Betriebskostenabrechnung umgelegt werden (AG Berlin-Mitte GE 2007, 1259). Nach dem Betriebskostenspiegel für Deutschland zahlen Mieter im Durchschnitt 16 Cent pro m² im Monat für die Gebäudereinigung.

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5. Ungezieferbekämpfung

Lästige Schädlinge wie Ameisen, Mäuse, Ratten oder Kakerlaken müssen glücklicherweise in den wenigsten Mietshäusern regelmäßig bekämpft werden. Die Kosten für die Beseitigung können dementsprechend in der Regel nicht auf die Mietergemeinschaft abgewälzt werden. Vielmehr gilt bei Schädlingsbefall, dass die- oder derjenige die Kosten der Beseitigung zu tragen hat, der den Befall zu verschulden hat. Derart entstandene Ausgaben kann sich der Vermieter von dem entsprechenden Mieter in Form einer Schadenersatzforderung zurückholen.

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6. Gartenpflege

Die Kosten der Gartenpflege gehören ebenfalls zu den Nebenkosten, die nach Vereinbarung von Mieter zu zahlen sind. Hierzu gehören die Kosten der Pflege gärtnerisch angelegter Flächen einschließlich der Erneuerung von Pflanzen, der Pflege von Spielplätzen einschließlich der Erneuerung von Sand und der Pflege von Plätzen, Zugängen und Zufahrten. Dass Mieter kein Benutzungsrecht am Garten haben, schließt die Umlage der Betriebskosten nicht aus. (BGH WuM 2004, 399) Für die Gartenpflege müssen Mieter in Deutschland nach dem Betriebskostenspiegel durchschnittlich 10 Cent pro m² im Monat zahlen.

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7. Verwaltungskosten

Für das Grundstück erforderliche Verwaltungskosten sind nicht umlagefähig. Darunter fallen die Kosten der Arbeitskräfte und Einrichtungen der Verwaltung, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung. Eine vollständige Umlage der für die Verwaltung anfallenden Kosten auf die Mieterin oder den Mieter ist nicht zulässig. Jedoch kann unter bestimmten Voraussetzungen vereinbart werden, dass für die Verwaltung ein regelmäßiger, gleichbleibender Betrag in der Nebenkostenabrechnung zu zahlen ist (LG Berlin GE 1996, 1051). Auch Kosten wie Bankgebühren, Portogebühren (für den Versand der Abrechnung) und Telefonkosten fallen zwar regelmäßig an, sind jedoch nicht umlagefähig.

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8. Reparatur- und Instandhaltungskosten

Reparatur- und Instandhaltungskosten sind Kosten, die zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen. Diese können ebenfalls nicht vollständig auf die Mieterin oder den Mieter umgelegt werden. Genauso wie bei den Verwaltungskosten kann im Einzelfall aber in der Nebenkostenabrechnung ein pauschaler Betrag für diese Kosten umgelegt werden.

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9. Kosten der Wäschepflege

Gibt es im Haus eine Waschküche mit Waschmaschinen, Trocknern, Wäschemangeln oder ähnlichen Geräten, die von allen Mietern genutzt werden können, kann der Vermieter alle Kosten, die ihm durch den Betrieb entstehen, auf die Mieter umlegen. Die Kosten für Strom-, Wartungs- und Reinigungskosten der Geräte müssen alle Mieter anteilig tragen, unabhängig davon, ob sie die Einrichtung tatsächlich nutzen oder nicht. Gerechter sind münzbetriebene Geräte. Der Vermieter darf sich in diesem Fall nicht durch die den Münzbetrieb bereichern, sondern muss die Einnahmen lediglich für den Betrieb der Geräte verwenden.

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10. Beleuchtungskosten

Stromkosten, die durch die Beleuchtung der gemeinschaftlich genutzten Flächen und Räume entstehen, fallen unter die umlagefähigen Betriebskosten. Dazu zählt die Beleuchtung von Treppenhaus, Keller, Dachboden, Waschküche, Fahrrad- oder Müllraum. Auch Stromkosten für Außenbeleuchtungen, die allen Mietern zu Gute kommen, können mit abgerechnet werden. 0,05 Cent je m² zahlen die Deutschen im Durchschnitt für Allgemeinstrom. Müssen dagegen Sicherungen oder Leuchtmittel wie Glühbirnen oder Leuchtstoffröhren ausgetauscht werden, muss der Vermieter diese Kosten übernehmen. Sie zählen zu den Instandhaltungskosten und sind damit nicht vollständig umlagefähig.

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11. Kosten für Entwässerung

Wird das Abwasser eines Mietshauses in die örtliche Kanalisation eingespeist, muss der Vermieter dafür sogenannte Kanal- oder Sielgebühren entrichten. Diese kann er, genau wie Kosten, die durch den Betrieb einer hauseigenen Entwässerungsanlage entstehen, auf die Mieter umlegen. Abgabegebühren für Oberflächenentwässerung, Regenwasser oder Niederschlagswasser sind ebenfalls Teil der Entwässerungskosten. Reparaturkosten, die Kanalanschlussgebühr oder Kosten für die Reinigung verstopfter Abflüsse sind nicht umlagefähig und müssen hingegen vom Vermieter getragen werden.

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12. Versicherungsbeiträge

Kommt es zu Schäden oder Unfällen, lohnt es sich in der Regel eine Versicherung abgeschlossen zu haben, die im Schadensfall hohe Kosten übernimmt. Es gibt keine Pflicht für Vermieter bestimmte Versicherungen abzuschließen. Beiträge für gebäudebezogene Sach- und Haftpflichtversicherungen können sie jedoch mit den Mietern abrechnen. Die Haftpflichtversicherung kommt zum Beispiel zum Tragen, wenn sich eine Mieterin oder ein Mieter oder Besucher beim Sturz auf einer grundstückseigenen Fläche verletzt. Sachversicherungen können beispielsweise gegen Schäden durch Unwetter, Feuer oder Wasser abgeschlossen werden. Erhält der Vermieter Beitragsrückerstattungen, muss er diese dementsprechend an die Mieter ausschütten. Andere Arten von Versicherungen wie Mietausfall-, Rechtsschutz- oder Hausratversicherung können durchaus sinnvoll sein, sie zählen jedoch zu den nicht umlagefähigen Nebenkosten. Im Schnitt rechnen Vermieter 0,17 Euro je m² für Versicherungskosten mit ihren Mietern ab.

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13. Heizung und Warmwasser

Kosten für Heizung und Warmwasser nehmen eine Sonderstellung unter den umlagefähigen Betriebskosten ein. Im Gegensatz zu den übrigen „kalten Betriebskosten“ müssen diese „warmen Betriebskosten“ zu mindestens 50% in Abhängigkeit vom individuellen Verbrauch der Mietparteien abgerechnet werden. Der übrige Anteil wird wie alle anderen Betriebskosten auch, anteilsmäßig auf alle Mieter umgelegt. In der Regel wird dabei die Wohnfläche als Verteilerschlüssel verwendet. Die warmen Betriebskosten kommen Mieter laut Betriebskostenspiegel am teuersten zu stehen: 0,73 – 1,98 Euro je m² müssen Mieter aufbringen.

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14. Wasserversorgung (Kaltwasser)

Im Gegensatz zu den Kosten für warmes Wasser können Vermieter die Kosten für Kaltwasser vollständig anteilsmäßig auf alle Mieter umlegen. Individueller Verbrauch spielt nur eine Rolle, wenn die einzelnen Wohnungen über eigene Wasseruhren verfügen. Ansonsten wird der Gesamtverbrauch des Hauses am Hauptwasserzähler abgelesen und mittels Verteilerschlüssel auf alle Mieter abgewälzt. Zusätzlich zu den Gebühren des Wasserversorgers darf der Vermieter auch Kosten für eine Wasserversorgungsanlage, Wasseraufbereitung sowie das Ablesen und die Eichung der Kaltwasserzähler abrechnen. Für Kaltwasser und Entwässerung zahlen Mieter in Deutschland laut Betriebskostenspiegel durchschnittlich 34 Cent je m².

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15. Kosten für den Schornsteinfeger

Kommt der Kaminkehrer ins Haus, um den Schornstein zu reinigen oder die gesetzliche Emissionsmessung durchzuführen, fallen dabei Gebühren an. Die Emissionsmessung muss durchgeführt werden, um den Schadstoffausstoß der Heizung zu kontrollieren. In der Regel werden die Schornsteinfegergebühren als Teil der Heizkosten abgerechnet. Nutzt ein Mieter jedoch eine Gasetagenheizung oder eine Einzelfeuerstätte, erhält er keine Heizkostenabrechnung vom Vermieter, sondern rechnet seinen Verbrauch direkt mit dem Brennstoffanbieter ab. In diesem Fall kann der Vermieter die Kosten für den Schornsteinfeger als Teil der kalten Betriebskosten abrechnen.

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16. Kosten für Gemeinschaftsantenne und Kabelfernsehen

Der einmalige Anschluss oder Installationskosten kann der Vermieter nicht mit seinen Mietern abrechnen. Regelmäßige Kosten wie Betriebsstrom einer Hausantenne oder Gebühren für den Kabelanschluss können dagegen umgelegt werden. Die Kosten müssen auch von Mietern getragen werden, die keinen Fernseher nutzen. Im Schnitt müssen Mieter je m² 0,13 Euro aufbringen.

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17. Hausmeisterkosten

Stellt der Vermieter einen Hauswart ein, kann er Lohn- und Lohnnebenkosten auf die Mieter umlegen. Der Hausmeister kann beispielsweise die Haus- oder Straßenreinigung übernehmen oder sich um Gartenpflege, Winterdienst, die Überwachung von Heizung, Wasserversorgung oder Fahrstuhl kümmern. Tätigkeiten, die der Hausmeister ausführt, dürfen nicht zusätzlich als eigenständige Positionen in der Abrechnung auftauchen, es sei denn, es müssen weitere Dienstleistungen oder Arbeitskräfte abgerechnet werden. Übernimmt der Hauswart Verwaltungstätigkeiten und Reparaturen im Haus, müssen diese nicht umlagefähigen Kosten bei der Abrechnung der Betriebskosten herausgerechnet werden. Werden Gebäudereinigung, Winterdienst und Gartenpflege separat abgerechnet, entfallen auf den Hausmeister im Schnitt nur 12 Cent je m².

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18. Sonstige Betriebskosten

Die Betriebskostenverordnung gestattet es dem Vermieter auch, regelmäßig anfallende Betriebskosten mit den Mietern abzurechnen, die in der Verordnung nicht ausdrücklich beschrieben werden. Gibt es im Haus zum Beispiel eine Sauna oder ein Schwimmbad, kann deren Betrieb so mit der Mietergemeinschaft abgerechnet werden. Dasselbe gilt, wenn es baubedingt notwendig ist, die Dachrinnen zu beheizen oder regelmäßig zu reinigen. Auch die Wartung von Feuerlöschern kann unter die sonstigen Betriebskosten fallen. Mit durchschnittlich lediglich 4 Cent je m² ist dies einer der geringsten Kostenpunkte bei der Abrechnung der Nebenkosten. Wichtig ist dennoch, dass im Mietvertrag klar festgelegt ist, welche Kosten der Vermieter hier jährlich umlegen darf.

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