Verteilerschlüssel und Nebenkostenabrechnung – So funktioniert die Umlage von Nebenkosten

von Maritta Seitz

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In diesem Ratgeber finden Sie:

• 1. Verbrauchsabhängige und verbrauchsunabhängige Abrechnung von Nebenkosten
• 2. Definition Verteilerschlüssel und mögliche Verteilerschlüssel
• 3. Verteilerschlüssel: Fläche der Wohnung
• 4. Verteilerschlüssel: Größe des Haushalts
• 5. Verteilerschlüssel: Anzahl der Wohneinheiten
• 6. Verteilerschlüssel nach „billigem Ermessen“
• 7. Verteilerschlüssel bei Leerstand und Gewerbe
• 8. Verteilerschlüssel in der Nebenkostenabrechnung

Wie hoch die Nebenkostenabrechnung füreinzelne Mieter ausfällt, hängt entscheidend vom Verteilerschlüssel ab, der bei der Erstellung der Abrechnung verwendet wird. Der Verteilerschlüssel bestimmt, welchen Anteil an der Gesamtsumme der Nebenkosten eine Mietpartei tragen muss. Der individuelle Verbrauch des Mieters kommt dagegen nur zum Tragen, wenn er gemessen werden kann.

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1. Verbrauchsabhängige und verbrauchsunabhängige Abrechnung von Nebenkosten

In der Regel werden nur die sogenannten „warmen Betriebskosten“ – das sind Heizung und Warmwasser – verbrauchsabhängig abgerechnet. Hier schreibt der Gesetzgeber vor, dass mindestens 50% – 70% der Kosten durch den Verbrauch bestimmt werden und lediglich die übrigen 30% – 50% mittels Verteilerschlüssel umgelegt werden können. Der Verbrauch einzelner Mietparteien kann mittels Heizungs- und Warmwasserzählern in den Wohnungen gemessen werden. Dank der verbrauchsabhängigen Abrechnung kann der Mieter die Kosten durch seinen Verbrauch steuern: Wer weniger verbraucht, muss auch weniger bezahlen.

Das Gegenteil ist bei den kalten Betriebskosten der Fall, da der individuelle Verbrauch hier im Normalfall nicht gemessen wird. Bei Nebenkosten wie Hauswart, Gartenpflege, Aufzugskosten, Allgemeinstrom oder Müllentsorgung entscheidet deshalb in der Regel der Umlageschlüssel, welche Kosten der Mieter tragen muss. Sind jedoch beispielsweise in allen Wohnungen Kaltwasserzähler installiert, oder verfügen die Mieter über Aufzugskarten, können auch diese kalten Betriebskosten entsprechend des individuellen Verbrauchs abgerechnet werden.

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2. Definition Verteilerschlüssel und mögliche Verteilerschlüssel

Die Art des Verteilerschlüssels gibt vor, wie der Vermieter die Gesamtsumme der Nebenkosten auf die einzelnen Mietparteien verteilt. Mögliche Verteilerschlüssel sind Wohnfläche, Größe des Haushalts (Personenanzahl) oder Anzahl der Wohneinheiten. Ist mietvertraglich kein Umlageschlüssel festgelegt, muss der Vermieter die kalten Nebenkosten anhand der Wohnfläche abrechnen. Welchen der drei möglichen Verteilerschlüssel der Vermieter bei der Abrechnung der verbrauchsunabhängigen Nebenkosten anwenden muss, ist in der Regel im Mietvertrag vereinbart.

Es können auch unterschiedliche Verteilerschlüssel für die verschiedenen Betriebskostenarten verwendet werden. So kann es beispielsweise Sinn machen, verbrauchsabhängige Betriebskosten wie Müll- oder Abwassergebühren anhand der Personenzahl abzurechnen, während Gartenpflege, Schornsteinfeger oder Hauswart mittels Wohnfläche als Verteilerschlüssel umgelegt werden. Entscheidend ist jedoch, dass der Mieter vorab weiß, welche Kosten der Vermieter mit welchem Umlageschlüssel abrechnen wird.

Bei der Abrechnung der warmen Betriebskosten wird in der Regel die Fläche der Wohnung als Umlageschlüssel für den verbrauchsunabhängigen Anteil verwendet: Während 50% – 70% der Kosten vom tatsächlichen Verbrauch des Mieters abhängen, kann der Vermieter die übrigen 30% – 50% mittels Verteilerschlüssel umlegen.

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3. Verteilerschlüssel: Fläche der Wohnung

Ist im Mietvertrag kein Verteilerschlüssel für die Nebenkosten vorgegeben, schreibt das Bundesgesetzbuch (BGB) in §556 die Abrechnung anhand der Wohnfläche vor. Dieser Umlageschlüssel erscheint besonders gerecht: Wer mehr Anteil am Wohnhaus bewohnt, muss auch mehr Anteil an den Gesamtkosten tragen, die auf das Haus entfallen. Sparsamer Verbrauch einzelner Mietparteien, oder der Umstand, dass unterschiedlich viele Personen in Wohnungen mit derselben Fläche wohnen, kommen bei diesem Verteilerschlüssel jedoch nicht zum Tragen.

Bei der Umlage über die Wohnfläche wird zunächst berechnet, welcher Kostenanteil auf einen Quadratmeter entfällt. Dieser Faktor wird dann mit der Fläche der jeweiligen Wohnung multipliziert.

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4. Verteilerschlüssel: Größe des Haushalts

Die Umlage der kalten Nebenkosten über die Anzahl der Mieter, die eine Wohnung bewohnen, ist gerade bei verbrauchsabhängigen Nebenkosten besonders fair. Kosten für Müll oder Wasser können so gerecht verteilt werden. Allerdings bedeutet diese Art der Umlage einen besonders hohen verwaltungsmäßigen Aufwand für den Vermieter, da er nachprüfen muss, wie viele Mieter tatsächlich in der Wohnung leben.

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5. Verteilerschlüssel: Anzahl der Wohneinheiten

Die Anzahl der Wohneinheiten als Verteilerschlüssel zu nutzen, macht bei Häusern mit ähnlich großen Wohnungen Sinn. Beispielsweise bei einer Doppelhaushälfte. Bei Häusern, in denen es viele unterschiedlich große Wohnungen gibt, ist dieser Umlageschlüssel nicht gerecht, da derselbe Kostenanteil auf den Mieter einer Einzimmerwohnung entfällt, wie auf eine mehrköpfige Familie, die eine 120 Quadratmeter-Wohnung bewohnt.

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6. Verteilerschlüssel nach „billigem Ermessen“

Es kann auch sein, dass der Vermieter sich nicht sofort auf einen konkreten Verteilerschlüssel festlegen will. In dem Fall, ist es möglich im Mietvertrag festzuhalten, dass die Nebenkosten in der ersten Abrechnungsperiode “nach billigem Ermessen” berechnet werden. Das kann aber nicht ewig so weitergehen: letztendlich muss sich der Vermieter für einen der drei Verteilerschlüssel entscheiden. Macht das überhaupt denn Sinn? Schwer zu sagen, aber gut zu wissen.

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7. Verteilerschlüssel bei Leerstand und Gewerbe

Stehen im Haus eine oder mehrere Wohnungen leer, muss der Vermieter die Nebenkosten übernehmen, insofern eine Umlage mittels Wohnfläche oder Wohneinheiten festgelegt ist. Werden die Nebenkosten jedoch über die Personenzahl umgelegt, ist der Vermieter in den meisten Fällen fein raus.

Gewerbeeinheiten haben in vielen Fällen einen völlig anderen Verbrauch als Mieter von Wohnraum. In einer Gaststätte werden beispielsweise mehr Wasser verbraucht und Müll produziert. In der Vergangenheit wurden deshalb mehrere Urteile gefällt, die Vermieter zu einer getrennten Abrechnung der Nebenkosten für Wohnraum und Gewerbeflächen verpflichteten. Wenn die Nebenkosten bei einer Gewerbeeinheit, wie zum Beispiel einem Büro jedoch etwa gleich hoch, wie für eine Wohnung ausfallen, braucht der Vermieter die Nebenkosten für das Gewerbe nicht separat abrechnen.

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